¿Conoces la Metodología Lean? ¿Sabes cómo sacarle partido en tu empresa? En este artículo te enseñamos a sacarle partido en tu día a día.

¿Qué es la Metodología Lean?

Si te gustaría que los procesos de tu empresa fueran más rápidos y eficaces y necesitas que la gestión de los diferentes proyectos que lleváis a cabo sea más ágil, este artículo te va a interesar.

Hablamos de Metodología Lean y algunos consejos para que puedas aplicarla en tu trabajo.

La Metodología Lean es una forma innovadora de gestionar los procesos de una empresa. Su objetivo es eliminar actividades que no aporten valor, para así poder obtener un producto o servicio de calidad y que mejore la experiencia de los clientes.

En resumidas cuentas, es una metodología que trata de optimizar los procesos empresariales, productivos y de gestión, con el fin de utilizar menos recursos en los mismos.

¿Cómo surgió la Metodología Lean?

La metodología lean nació durante los años 80 en Japón con el nombre de Lean Manufacturing y de la mano de una de las principales compañías de fabricación de vehículos del mundo, Toyota.

Tanto fue el éxito de esta metodología de trabajo, que la propia marca japonesa, patento su propio sistema, denominándolo TPS (Toyota Production System), con dos objetivos claros:

• Identificar sobrecargas en los procesos de producción.
• Eliminar desperdicios (pueden ser de materiales o de tiempo).

Con la aplicación del TPS, Toyota, consiguió optimizar los procesos, reducir los costes, establecer relaciones más fluidas con su entorno y mejorar notablemente su productividad. En definitiva, fue un éxito rotundo.

Con el paso de los años, la metodología Lean manufacturing se popularizó, gracias al libro “Lean Startup”, donde proponía la aplicación de la metodología Lean al emprendimiento y a los negocios.

Los 5 principios de la Metodología Lean

Para poder alcanzar la eficacia a través de la Metodología Lean, se han de cumplir 4 requisitos fundamentales.

• Excluir actividades que no agregan valor.
• Mejorar de forma continua para mantener la calidad del producto o servicio.
• Detectar problemas de origen y solucionarlos.
• Cambiar el enfoque de la empresa para aportar soluciones a los clientes y no sólo venderles productos o servicios.

Estos requisitos atienden a los 5 principios de la metodología lean:

1. Valor:

El primero de los 5 principios es el valor, según los autores, el valor real generalmente se puede definir como los materiales directos y la mano de obra directa para producir el producto.

En términos de Lean el valor es reconocido como las características o funciones de un producto o servicio que satisfacen las necesidades del cliente y por las que el cliente está dispuesto a pagar.

La identificación de valor debe resultar en una alineación constante entre las necesidades del cliente y las actividades del productor.

2. Cadena de valor:
El segundo principio es la cadena de valor, definida como aquellas actividades necesarias para transferir productos o servicios a través de las 3 actividades básicas de la organización.

• Resolver problemas. Desde el diseño hasta la producción.
• Gestionar la información. Desde el pedido hasta la entrega.
• Transformación física, desde la materia prima hasta el producto final.

Comprender estas actividades es necesario para introducir mejoras en el proceso, ya que, sin una identificación y análisis previos, los procesos no se pueden mejorar de manera consistente. Una de las herramientas más utilizadas en identificación del flujo de valor es Mapeo de Flujo de Valor o Value Stream Mapping (VSM).

3. Flujo de valor:

Una vez definido el flujo de valor, el objetivo pasa a ser garantizar la generación de valor continuo, sin esperas, retrabajos ni paradas.

El objetivo es garantizar su desarrollo sin interrupciones y eliminar costos del trabajo en proceso (WIP), inventarios y producir desde materiales hasta productos terminados en el menor tiempo posible.

Para hacer posible el flujo, el primer paso es centrarse en el objeto específico de análisis, luego hay que llevar la imagen de la estructura de la organización más allá de los límites de las funciones y departamentos siguiendo una visión sistematizada, finalmente debemos valorar todas las prácticas adoptadas para eliminar los contraflujos y las paradas existentes entre etapas.

4. Producción Pull:

Con base en la filosofía JIT, se adopta el proceso de extracción, en el que no se solicita producción hasta que exista una demanda por parte del cliente.

La utilización del sistema Pull, hace posible una reducción de inventarios, ya que los componentes dentro del sistema solo son reemplazados una vez que hayan sido consumidos.

El único reto de este sistema es poder adaptarse lo suficientemente rápido, para poder hacer frente a cambios en la demanda.

5.Perfección

El fin último de la empresa es alcanzar la perfección, inalcanzable en su esencia, pero a la que buscamos aproximarnos buscando día a día la mejora.

Para lograr mejoras, los líderes de la cadena de valor deben centrarse en los primeros cuatro principios y luego decidir qué priorizar primero.

¿Cómo aplicar la metodología Lean a tu empresa?

La teoría es sencilla, pero la clave está en aplicar correctamente la metodología lean a tu negocio en el día a día.
Para ello puedes seguir estos 5 pasos:

Paso 1. Analiza los procesos de tu empresa

Lo primero que vas a tener que hacer es analizar qué procesos se realizan en cada departamento de tu empresa para ver qué pasos le siguen y qué se puede mejorar en cada uno de ellos.

Por ejemplo, cuando llega una factura de un proveedor, ¿qué pasos se siguen para procesarla y pagarla?

El análisis de los procesos empresariales se puede dividir en:

• Estratégico: consiste en identificar los recursos necesarios a largo plazo para cumplir con los objetivos de competitividad requeridos.
• Táctico: responde a un proceso metodológico que persigue comparar las distintas alternativas hasta seleccionar la más adecuada. El horizonte de previsión en este caso es a medio y corto plazo. 
• Operativo: se basa en la utilización eficiente de los recursos. Requiere un estudio detallado de todas las operaciones que se llevan a cabo en el día a día (en términos de semanas, días y horas empleadas).

Paso 2. Elabora la planificación

Cualquier proyecto necesita una definición inicial, es decir, un diagnóstico. Lo mismo ocurre con la implantación de la metodología Lean, y eso es exactamente lo que hemos hecho en el primer paso.

A continuación, una vez que sepas cuáles son los procesos que se pueden mejorar en tu empresa, es el momento de establecer tres cosas:

• Los objetivos que quieres alcanzar: Deben ser objetivos SMART: específicos, medibles, alcanzables, realistas y con un marco temporal definido.

• Los recursos que vas a necesitar: Se requiere una definición completa de los recursos materiales y personales.

• Los plazos que se deben cumplir: Para lograr el objetivo final tendrás que establecer metas. Los procesos operativos deben estar previstos para el corto plazo, mientras que la planificación estratégica deberá basarse en un horizonte temporal más dilatado. 

Paso 3. Involucra a tu equipo, clientes y proveedores

¿Has preguntado a los distintos miembros de tu equipo qué se podría hacer para mejorar sus procesos? ¿Y a tus clientes y proveedores? 

Sus respuestas te darán información muy valiosa. 

Por ejemplo, ¿es posible recibir el material sobre pedido para ahorrar costes de almacenaje?

En este caso se trata de una mejora en el proceso que requiere la colaboración de nuestros proveedores.

A través de un sistema de comunicación eficaz se podrán acortar los tiempos de espera para la recepción del material y podremos llegar al objetivo de stock cero.

Otro ejemplo sería contar con información de los clientes, a través de una escucha activa, para ofrecer un producto adaptado a sus necesidades (como se ha dicho anteriormente, mejorar los sistemas de información es la base de implantación del Lean management).

Sea como fuere, es necesario estar conectado con todos los agentes que tienen alguna participación en el desarrollo del negocio.

Paso 4. Comienza por lo sencillo

Antes de aplicar la metodología Lean a procesos complejos, comienza por uno que sea sencillo y ve progresando poco a poco.

Sin prisa, pero sin pausa.

Para evitar estrés en su implantación, la evolución de los procesos y la gestión operativa podrán pasar por diversas fases:

• Fase incipiente: comienzan las primeras pruebas sin que exista un procedimiento estándar. El seguimiento de los procesos es clave para obtener datos.
• Fase de evolución: los procesos comienzan a estandarizarse, así como las normas y responsabilidades asignadas a cada persona. La empresa va definiendo un cuadro de mando para monitorizar las variables a optimizar. Comienza a establecerse una mayor conexión entre todos los agentes internos y externos que intervienen en los procesos.
• Fase de madurez: se obtiene experiencia en la gestión de procesos. Se tiene formación técnica adecuada y se cuentan con las herramientas digitales adecuadas que permitan el desarrollo de la metodología Lean.
• Fase de integración: la empresa está totalmente gestionada dentro de la metodología Lean. Todos sus sistemas permiten relacionarse y compartir información con sus “partners” (tanto internos como externos).

Paso 5. Haz seguimiento

De nada sirve implantar una mejora en los procesos y no controlar lo que ocurre después. La monitorización y el seguimiento deben ser continuos para detectar problemas y solucionarlos con rapidez.

En este punto, la empresa también debe contar con herramientas y soluciones que le permitan configurar y mejorar el cuadro de mando del control de procesos.

Básicamente, el seguimiento y control de procesos debe abarcar los siguientes puntos:

• Indicadores de gestión: con los correspondientes objetivos que se quieren lograr (por ejemplo, ratios de productividad, roturas y mermas, obsolescencia de productos, quejas, devoluciones, plazos, etc.).
• Costes: sistema de medición de contabilidad interna (contabilidad de gestión).
• Indicadores de resultados: índices de crecimiento en ventas, clientes, participación en el mercado, etc.

Como ves, cualquier empresa puede incorporar el uso de metodologías lean a su sistema, no obstante, es una cuestión de cambio de enfoque y mentalidad para buscar la mejora continua de la organización a todos los niveles y en poner el foco en aportar valor al cliente.

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